Zásady zpracování osobních údajů

O čem jsou tyto zásady?

Tyto zásady zpracování osobních údajů vypracovala společnost OPTIMI, spol. s r.o., se sídlem na adrese Praha 10, Dubečská 4/74, PSČ 10000, identifikační číslo 654 11 978, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod spisovou značkou C 44599 („my“).

Na adrese https://www.optimi.cz/ („Web“) provozujeme stránky pro prezentaci našich výrobků a služeb.

Tyto zásady slouží k informování, proč a jak zpracováváme vaše osobní údaje, pokud navštívíte Web. Dozvíte se také, jaké používáme na Webu cookies a jak s nimi pracujeme. Tyto zásady obsahují i informace o tom, jaká máte v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů práva.

Vaše osobní údaje zpracováváme v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění.

Pokud máte jakékoliv dotazy nebo připomínky, můžete nás kontaktovat na adrese našeho sídla, případně na našem telefonu +420 274 818 721 (pevná linka) či +420 602 477 874 (mobil) nebo na e-mailu info@optimi.cz.

1. ÚVODNÍ INFORMACE

Kdo je správcem vašich osobních údajů?

Vaše osobní údaje zpracováváme a spravujeme my, tedy správce osobních údajů. Správce je ten, kdo rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány. Takové rozhodování děláme zpravidla sami, ale můžeme do něj zapojit i další osoby, o tom vás ale budeme vždy informovat.

Jak vaše osobní údaje získáváme?

Osobní údaje získáváme přímo od vás ve chvíli, kdy nám je sami poskytnete, ať už prostřednictvím Webu nebo naší vzájemné komunikace.

Vaše osobní údaje můžeme získat z veřejných rejstříků a evidencí, jako je třeba obchodní nebo živnostenský rejstřík, a to hlavně za účelem vytvoření faktur a dalších účetních dokladů. V rejstřících si můžeme i kontrolovat správnost informací a údajů, které jste nám poskytli.

2. INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jaké kategorie vašich osobních údajů zpracováváme?

Zpracováváme následující kategorie osobních údajů:

• A) základní identifikační údaje – sloužící k vaší jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci jako subjektu údajů (např. jméno a příjmení a/nebo obchodní firma, adresa sídla či bydliště a identifikační číslo);
• B) kontaktní údaje – telefonní číslo, e-mailová adresa, doručovací adresa;
• C) informace ze vzájemné komunikace – informace z e-mailů, záznamy telefonických hovorů nebo jiných kontaktních formulářů při komunikaci s námi, obsah naší komunikace, údaje o službách, které vám poskytujeme;
• D) cookies – jedná se např. o měření návštěvnosti Webu a vytváření statistik týkajících se návštěvnosti a chování návštěvníků na Webu.

Je nezbytné údaje poskytovat?

V některých případech je opravdu nutné, abyste nám vaše osobní údaje poskytli. Například pokud se s námi chcete spojit, vaše osobní údaje potřebujeme, abychom s vámi mohli navázat kontakt.

Proč a za jakým účelem osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje na Webu zpracováváme vždy na základě zákonného důvodu a relevantního právního základu. Takovým právním základem může být:

1. A) vyřizování vašich požadavků – pokud nás telefonicky nebo písemně kontaktujete, zpracováváme vaše osobní údaje, abychom mohli vyřídit váš požadavek;
2. B) ochrana našich oprávněných zájmů – naše zájmy si můžeme chránit, můžeme tedy zpracovávat osobní údaje za účelem (i) ochrany našeho Webu proti kybernetickým útokům a zneužití, obhajoby našich právních nároků v soudních, mimosoudních a vykonávacích řízeních, kde oprávněným zájmem je předcházení vzniku škody na naší straně, (ii) tvorba interních statistik, modelů, evidencí a přehledů, kde oprávněným zájmem je vývoj a zlepšování našich služeb;
3. C) udělení souhlasu – v některých případech nám můžete udělit souhlas se zpracováním osobních údajů. Souhlas máte samozřejmě právo kdykoliv odvolat. Ani po uplynutí doby, pro kterou jste se zpracováním vašich osobních údajů souhlasili, nebo v případě odvolání souhlasu nejsme ale povinni smazat všechny vaše osobní údaje, můžeme si ponechat ty, u kterých to umožnuje náš oprávněný zájem nebo zákon. Pokud souhlas odvoláte, nemá to vliv na zákonnost zpracování osobních údajů před jeho odvoláním.

Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?

Osobní údaje při vyřizování vašich žádostí, zpracováváme a uchováváme po dobu 1 roku od doby, kdy nám je poprvé sdělíte.

Osobní údaje pro obhajobu našich právních nároků v soudních, mimosoudních a vykonávacích řízeních zpracováváme po dobu 15 let od skončení vztahu mezi námi a vámi. Tato doba odpovídá nejdelší možné promlčecí lhůtě stanovené právními předpisy.

V případně, že jste nám dali souhlas se zpracováním osobních údajů, budeme je zpracovávat po dobu jeho trvání. Souhlas můžete vzít kdykoliv zpět. Rádi bychom vás ale upozornili na to, že ani v případě odvolání souhlasu nemusíme smazat všechny vaše osobní údaje – můžeme si ponechat ty, u kterých nám to umožňuje náš oprávněný zájem nebo kde nám to nařizuje zákon.

Co jsou cookies a jaké kategorie zpracováváme?

Pro fungování Webu využíváme cookies, což jsou malé soubory, které naše stránky pomocí prohlížeče ukládají do vašeho zařízení. Cookies dokáží zaznamenat určité specifické informace z vašich návštěv na Webu. Cookies můžeme rozdělit na nutné, preferenční, statistické, marketingové a neklasifikované cookies.

Nutné cookies jsou potřebné pro to, aby vám Web vůbec fungoval, abyste mohli využívat naše služby na Webu a abychom s vámi vůbec mohli uzavřít smlouvu. Protože jsou nezbytné pro fungování Webu a poskytování našich služeb, nemusíte s nimi souhlasit a ani je nemůžete odmítnout.

Preferenční cookies nám umožňují přizpůsobit obsah Webu tak, aby odpovídal vašim potřebám a zájmům. Je to například preferovaný jazyk nebo region, kde se nacházíte. Aktuálně žádné na Webu nevyužíváme.  Pokud bychom je využívali, potřebujeme váš souhlas, který nám můžete udělit prostřednictvím cookie lišty. Kdykoliv později je můžete odmítnout, a to na stránce https://www.optimi.cz/cookies/.

Statistické cookies nám slouží pro sestavování statistik a přehledů. Jejich pomocí sledujeme návštěvnost Webu i to, odkud jste na Web přišli. I k použití těchto cookies potřebujeme váš souhlas, který nám můžete udělit prostřednictvím cookie lišty. Opět je můžete kdykoliv odmítnout, a to na stránce https://www.optimi.cz/cookies/.

Marketingové cookies nám umožňují přizpůsobovat nabídku našich služeb vašim potřebám. Díky nim můžeme třeba nabízet naše služby prostřednictvím cílené reklamy včetně reklamních nástrojů třetích stran. K tomu ale opět potřebujeme váš souhlas v cookie liště. Odmítnout tyto cookies můžete na stránce https://www.optimi.cz/cookies/.

Neklasifikované cookies jsou takové, které máme v procesu klasifikování společně s poskytovali jednotlivých cookies. Aktuálně žádné na Webu nevyužíváme.

Shromážděné cookies soubory jsou zpracovány třetími stranami:

• A) službami Google Analytics, GA4, Google Ads a Google Tag Manager, provozovanými společností Google Inc. Sesbírané cookies soubory jsou následně zpracovány společností Google Inc. v souladu se zásadami ochrany soukromí, dostupnými zde;
• B) službou Sklik, provozovanou společností Seznam.cz a.s. v souladu se zásadami ochrany soukromí dostupnými zde;
• C) službou Cookiebot, provozovanou společností Cybot A/S v souladu se zásadami ochrany soukromí dostupnými zde;
• D) službou Facebook Ads, provozovanou společností Meta Platforms, Inc. v souladu se zásadami ochrany soukromí dostupnými zde.

Na Webu zpracováváme následující cookies po dobu uvedenou na této stránce: https://www.optimi.cz/cookies/.

Kdo jsou naši zpracovatelé?

Abychom vám mohli poskytovat co nejlepší služby, zapojujeme do zpracování vašich osobních údajů i další subjekty. V rámci takového outsourcingu může docházet i ke zpracování vašich osobních údajů, k takovému zpracování nepotřebujeme váš souhlas.

O své osobní údaje ani soukromí se ale nemusíte obávat, naši dodavatelé se totiž stávají tzv. zpracovateli osobních údajů a s vašimi údaji mohou nakládat jen v rámci činností a služeb, které nám poskytují. My také pořád budeme těmi, kdo o tom, co se s vašimi osobními údaji děje, rozhodují.

Takovými osobami, kterým vaše osobní údaje předáváme, jsou například poskytovatelé IT a marketingových služeb. Konkrétně se jedná o tyto zpracovatele:

• A) marketingová agentura, společnost Number One Digital s.r.o.;
• B) provozovatel hostingových služeb, společnost ACTIVE 24, s.r.o.;
• C) naši prodejci, kterým jsou přeposílány vaše poptávky podle regionů, jejich seznam je dostupný zde.

Protože využíváme pokročilých nástrojů pro zdokonalování našeho Webu a služeb, mohou být některé vaše osobní údaje předávány do třetích zemí mimo Evropskou unii. Takové osobní údaje však předáváme vždy za dodržení všech standardů náležité péče o osobní údaje a za předpokladu, že je příjemce vašich osobních údajů vázán standardními smluvními doložkami EU o ochraně osobních údajů nebo že poskytl jinou vhodnou záruku ochrany osobních údajů. V případě využití služeb společnosti Google (např. Google Analytics) jsou veškeré služby nastaveny tak, aby byl minimalizován rozsah předávaných osobních údajů, zejména dochází již na straně našich serverů k anonymizaci IP adresy uživatelů a tento osobní údaj tak není v této souvislosti předáván do třetích zemí.

Jak je to s automatizovaným individuálním rozhodováním?

Vaše osobní údaje nebudeme zpracovávat automatizovaným individuálním rozhodováním. To znamená, že o vašich právech a povinnostech (třeba o tom, jestli spolu uzavřeme smlouvu a budeme vám poskytovat naše služby) nebude rozhodovat automaticky žádný software, který by zpracovával vaše osobní údaje.

3. ZÁVĚREČNÉ INFORMACE

Jaká máte práva jako subjekt údajů?

Naší povinností jako správce osobních údajů je i to, aby zpracování vašich osobních údajů probíhalo řádně a bezpečně. Vám pak zaručujeme práva popsaná v tomto článku. Tato práva u nás můžete uplatnit písemně, e-mailem nebo telefonicky na kontakty uvedené výše.

Jedná se o tato práva:

1. požadovat po nás informace, jaké vaše osobní údaje zpracováváme;
2. vyžádat si u nás přístup k vašim zpracovávaným osobním údajům;
3. nechat vaše osobní údaje aktualizovat, doplnit nebo opravit;
4. za určitých podmínek můžete požadovat i výmaz vašich osobních údajů nebo omezení jejich zpracování, pokud to nebude v rozporu s platnými právní předpisy nebo našimi oprávněnými zájmy;
5. pokud máte podezření, že dochází k nezákonnému zpracování vašich osobních údajů, máte možnost podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů;
6. právo na přenositelnost osobních údajů, pokud se jedná o automatizované zpracování na základě souhlasu nebo z důvodu plnění smlouvy;
7. požadovat po nás kopii zpracovávaných osobních údajů.

Kromě výše uvedených práv máte i právo podat námitku v případě, že vaše osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu. Tuto námitku je možné vznést zasláním na naši kontaktní adresu anebo na e-mail. My pak námitku bezodkladně, ale nejpozději do jednoho měsíce od obdržení, vyhodnotíme.

Tyto zásady zpracování osobních údajů jsou platné ke dni 9. 1. 2023.